Så optimerar du affärer och sparar tid genom effektiv mötesbokning

Mötesbokning är en tjänst med syfte att öka antalet nya prospekt och därmed försäljning för ett företag. Genom att överlåta arbetet med nykundsbearbetning till en extern expert kan företaget istället fokusera på sin dagliga verksamhet med befintliga kunder.

Alla företag förstår vikten av att få in nya kunder och på så sätt påverka försäljningen. Det är dock en mycket tidskrävande process som dessutom kan vara ineffektiv och kostsam om en person är oerfaren inom sälj och prospektering, eftersom det kan leda till missade affärsmöjligheter. Många företag upptäcker att det kostar mer att leta upp nya kunder än att vårda förhållandet med de befintliga. Genom att överlåta processen att hitta nya kunder till experter inom mötesbokning, kan företaget fokusera på sin huvudsakliga uppgift och att vårda förhållandet med befintliga kunder.

Mötesbokning är något som såväl små som stora företag kan ägna sig åt för att generera mer försäljning. Det finns ingen undre eller övre gräns vad gäller omsättning eller antal anställda för att mötesbokning ska generera bra resultat. Särskilt mindre företag är dock ofta begränsade vad gäller tid, kapacitet och kanske också intresse att spendera på marknadsföring och försäljning. Då kan anlitandet av mötesbokare vara en bra lösning.

En ytterligare fördel är att mötesbokare generellt är väldigt flexibla och kan i hög grad anpassa sin tjänst till vad företaget har behov av. Med tanke på att mötesbokning företrädesvis sker online eller över telefon kan företag anlita mötesbokare som befinner sig på en helt annan plats – de behöver inte nödvändigtvis vara lokala. Företag kan alltså anlita mötesbokare med eventuell specifik efterfrågad kompetens eller branschinriktning med kontor på andra platser i landet.

Så fungerar mötesbokning

Efter att ha anlitat en mötesbokare är det första steget vanligen ett möte med en projektansvarig från mötesbokarföretaget. Det är viktigt för denne att få en ingående förståelse av branschen generellt, vilka kundgrupper som är av intresse, vilket varumärke, budskap och intryck som ska förmedlas och så vidare. Detta är särskilt viktigt för att mötesbokaren ska kunna svara på eventuella frågor och ge en så positiv bild av företaget som möjligt. Därefter definierar mötesbokarföretaget en strategi baserad på informationen om företaget. Strategin innehåller bland annat en målgruppslista och vanligen någon form av manus som bas för samtalen. Målgruppslistan är individuellt utformad beroende produkten eller tjänsten i fråga – mer om hur en målgrupp ska definieras nedan.

Nästa steg för mötesbokaren är att kontakta potentiella kunder och generera leads. En viktig uppgift för mötesbokaren är att lokalisera rätt person hos kundföretaget, det vill säga en person som har rätt beslutsfatttande kapacitet för detta syfte. Del av mötesbokarens uppdrag är också att ge den potentiella kunden rätt intryck och förväntning på det kommande mötet. Bokning av mötet sker också via mötesbokaren, så att både företaget och kunden blir informerade om datum, tid och agendapunkter att ta upp. Därefter är det upp till företaget att stänga affären och tillgodoräkna sig en ny kund!

Mötesbokarföretag erbjuder vanligen, som en del av sin mötesbokartjänst, också att sammanfatta utfallet av uppdraget i fråga i en rapport efter att uppdraget är slutfört. Denna rapport kan ge företaget värdefull information för framtida marknadsföringskampanjer och liknande.

Att definiera en målgrupp

Det kan vara fördelaktigt att anlita en extern mötesbokare, men för att dessa ska kunna utföra sitt jobb på bästa sätt krävs att de får en bra bild av vilka personer de kommer att prata med. Det är alltså oerhört viktigt att företaget har en grundlig bild av dess målgrupp, så att mötesbokaren kan ta del av denna uppfattning. Kanske har företaget flera målgrupper, men mötesbokaren ombeds att fokusera på en av de mer komplicerade? I så fall måste det specificeras. Kanske är företaget mindre och därför endast har en målgrupp? Oavsett omständigheterna är det grundläggande att ha en omfattande förståelse för vilka personerna i målgruppen är, vilka behov och problem de har, hur de värderar produkten eller tjänsten som företaget säljer och så vidare.

Ju mer information om en specifik målgrupp som finns, desto lättare är det också att hitta dessa personer. Mötesbokare samarbetar vanligtvis med ett antal partners som tillgodoser för syftet relevanta databaser, så att målgruppen kan lokaliseras på ett träffsäkert sätt.

För att läsa mer om mötesbokning genom Optimal Kommunikation – klicka här.